Automatisierung von Geschäftsprozessen und Anfragemanagement

Automatisierung von Geschäftsprozessen und Anfragemanagement im Rahmen von BMC FootPrints Service Management zur Behebung zahlreicher Schwachstellen

Herausforderungen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Jedes Unternehmen muss komplexen Prozessen folgen. Was wäre, wenn diese Prozesse in einer einzigen Lösung automatisiert werden könnten? So könnte im IT-Bereich zunächst das Vorfall- und Problemmanagement automatisiert werden, dann das Änderungsmanagement, Konfigurationsmanagement, Reporting usw.  Und das wäre nur im IT-Bereich. Denken Sie jetzt einmal an die Personal- und Gebäudeverwaltung, an Marketing, Unternehmensentwicklung und andere Bereiche in Ihrem Unternehmen. Auch hier werden Prozesse angewendet. Und werden nicht auch hier täglich Probleme verfolgt?

Über die Hälfte unserer BMC FootPrints-Kunden nutzen die FootPrints Service Management-Lösung zur Verwaltung von Prozessen außerhalb des IT-Bereichs. Viele IT-Abteilungen erkennen, dass es bei zahlreichen unterschiedlichen Geschäftsprozessen Gemeinsamkeiten und Synergien gibt: Es ist möglich, zur Automatisierung und Verknüpfung isolierter Unternehmensfunktionen die gleichen Technologieressourcen zu nutzen. Wenn es gelingt, mit weniger Softwarelösungen mehrere Schwachstellen im Unternehmen anzugehen, kann die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert werden, die Gesamtbetriebskosten gesenkt, die Effizienz erhöht und für das Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil erzielt werden. BMC FootPrints Service Management unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung zahlreicher anfragebasierter Prozesse für den Service Desk und die gesamte Organisation und geht dabei über den Rahmen der IT hinaus.  Der so gewonnene Mehrwert maximiert die Umsatzrendite Ihrer Service Management-Lösung.

Personalwesen

Ob bei Neueinstellungen, Kündigungen, Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen, Reiseplanungen oder Versetzungen – Mitarbeiterdaten erfordern Genehmigungen und eine detaillierte Nachverfolgung. Ihre papierbasierte Verwaltung gehört nun jedoch der Vergangenheit an. Es gibt zahlreiche Personalinformationen, und sie sind ständig im Wandel. Dies macht eine automatisierte Verfolgungslösung notwendig, die flexibel und skalierbar genug ist, um zusätzlich zur Datenverfolgung auch eine Integration mit anderen Abteilungen zu erlauben. Zum Beispiel muss bei einer Neueinstellung auch die IT aktiv werden: Sie muss einen neuen Computer einrichten, Software installieren, einen Netzwerkzugang für den neuen Mitarbeiter bereitstellen usw. Parallel dazu muss das Facility Management für einen Schreibtisch, einen Bürostuhl, ein Telefon und ähnliche Ausstattung sorgen. Die Automatisierung all dieser Aktivitäten in einem einzigen integrierten System spart Zeit und stellt sicher, dass jede notwendige Maßnahme auch ausgeführt wird.      

• Rationalisieren Sie alltägliche Prozesse, indem Sie Personalaktivitäten in einem zentralen System verwalten.
• Behalten Sie bei Auseinandersetzungen mit Arbeitnehmern den Überblick, indem Sie die von Ihnen benötigten benutzerdefinierten Felder anlegen.
• Stellen Sie mit flexiblen Zugriffsebenen, E-Mail-Benachrichtigungen und einer Integration in andere Abteilungsanwendungen sicher, dass ein geänderter Mitarbeiterstatus an alle Abteilungen kommuniziert wird.

Marketing

Marketingabteilungen profitieren von einer Tracking-Lösung, mit der Marketingbedürfnisse direkter erfüllt werden können. Wenn Herstellerbeziehungen, Kampagnen, Begleitmaterial, Übersetzungen und Markenstrategien einfach verwaltet und dabei Zeitpläne und Budgets eingehalten werden, lassen sich die gewünschten Ziele schneller erreichen.  Mit dem Onlinemanagement komplexer Prozesse gestaltet sich die Kollaboration, Analyse und Planung solcher Projekte einfacher und wirtschaftlicher. Denn wenn die Prozesse korrekt verwaltet werden, kann wertvolle Zeit beim Austausch von E-Mails bzw. bei Terminvereinbarungen mit wichtigen Entscheidungsträgern gespart werden.

• Nachverfolgung sämtlicher Details und Ressourcen in Verbindung mit der Marketingkampagne
• Verwaltung und Nachverfolgung verschiedener Marketingprojekte, Anfragen und Bestätigungen während des gesamten Lebenszyklus
• Verwaltung von Zeitplänen, Aufgaben, Budget- und Kampagnenstrategien an einem zentralen Standort
• Zugang zu kritischen Informationen über Desktop-Browser oder Mobilgeräte überall und jederzeit.

Ausstattungen

Nutzen Sie vorwiegend E-Mails, Haftnotizen und Papierformulare, wenn es um Facility Management und Arbeitsaufträge für vorbeugende Wartungsmaßnahmen geht? Ganz egal, ob Sie Termine für regelmäßige Feuermelderprüfungen oder Glühbirnenwechsel festlegen oder ob Sie Schreibtische in eine andere Abteilung räumen: Die rechtzeitige und sichere Aufzeichnung dieser Transaktionen ist für die Kundenzufriedenheit kritisch. Wer in der Lage ist, Aktivitäten zur Wartung von Anlagen, Fahrzeugen, Werkzeugen und Einrichtungen zu automatisieren, das richtige Technikpersonal zu beauftragen und den Technikern die Möglichkeit zu geben, über einen Internetbrowser oder ein mobiles Endgerät die entsprechenden Informationen abzurufen, dem gelingt es auch, die Reaktionszeit erheblich zu verkürzen und das Vertrauen in den Service zu stärken.    

• Erhöhen Sie den Automatisierungsgrad und die Produktivität, indem Sie Prozesse automatisieren, die bislang papierbasiert waren und manuell abgewickelt wurden.
• Nutzen Sie eine zentrale Quelle für alle Informationen zum Facility Management und für Wartungsaufträge und verbessern Sie so die Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Stellen Sie die notwendige Flexibilität bereit, damit Ihre Mitarbeiter über einen beliebigen Internetbrowser oder ein mobiles Endgerät auf wichtige Informationen zu Arbeitsaufträgen zugreifen können.

Entwicklung

Ein System zur automatischen Fehleranalyse ist für die Softwareentwicklung besonders wichtig. Die Lösung sollte nicht nur alle aufgefundenen Fehler automatisch anordnen und priorisieren, sondern auch der Qualitätssicherung und anderen Teams die Möglichkeit bieten, innerhalb des Prozesses ihre Aufgaben auszuführen und so die Reaktionszeit zu verkürzen.  Im Arbeitsbereich für Entwicklung und Fehleranalyse in FootPrints können Entwickler noch nicht bearbeitete Fehler und Entwicklungsprojekte verfolgen. Mit einem automatischen Verfolgungsprozess lässt sich nicht nur das Softwareentwicklungsverfahren steuern, sondern es können auch alle Daten an einem Speicherort aufbewahrt und die Fehlerbehebungszeit exponenziell reduziert werden. Der größte Vorteil ist jedoch der Datenzugriff, der von überall auf der Welt jederzeit möglich ist. Mit Schnellzugriff auf Lösungen und den Fehlerverlauf lassen sich neue Produkte schnell und einfach vermarkten.

• klare, zentrale Darstellung von Entwicklungsanfragen
• geschäftliche Ausrichtung mit effizienter Kommunikation zwischen den Teams
• Pflege und Verwaltung der Qualitätssicherung während des gesamten Projekts
• Verfolgung und Aufzeichnung bekannter Fakten zu Softwarefehlern
• Zeitersparnis durch die direkte Meldung von Softwarefehlern durch Benutzer
• Da Statusänderungen der Softwarefehler automatisch gemeldet werden, können Teammitglieder schnell auf Probleme eingehen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Ein einzelnes zentrales System für die Nachverfolgung und Automatisierung mehrerer IT- und Geschäftsprozesse, z. B. FootPrints Service Management, rationalisiert den Schulungsaufwand und die Auslastung Ihres IT-Personals. Das einheitliche System sorgt auch dafür, dass Mitarbeiter und externe Kunden bei der Verwaltung von Anfragen auf konsistente Prozesse zurückgreifen können, um beispielsweise Vorschläge zur Verbesserung interner Anwendungen zu machen, Ausfallzeiten zu melden oder Urlaub zu beantragen.